湖南科技职业学院档案馆服务指南

【1】对外服务时间

周一至周五上午：8:30—12:00，下午：14:00—17:00（周三下午业务与政治学习，不对外开放），国家法定节假日及学校寒、暑假期间不对外开放，需要办理急需的请在邮箱填报信息。

【2】联系方式和地址

联系电话：0731—88876733；联系邮箱: DAG@hnkjzy.edu.cn   联系地址：长沙市雨花区井湾路784号雨花校区6-4-18。

【3】档案馆工作职责

1.负责宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的方针、政策。

2.负责拟定学校档案工作规划及制度建设。

3.负责学校各类档案立卷归档编目保管工作。

4.负责档案参考资料编辑、检索工具编制、档案资源挖掘工作。

5.负责学校档案工作人员队伍建设。

6.负责学校档案的数字化、信息化、网络化建设与管理工作。

7.严守档案机密，确保档案的完整、准确与安全。

8.负责会计实体档案的代行保管，指导档案室（资料室）建设。

9.负责毕业生档案的整理、转递和查询服务。

10.负责编研学校史料，开发档案信息资源。

11.负责部门党建工作及平安校园、清廉校园和文明标兵高校建设。

12.部门其他工作及承办学校党委、行政交办的其他事项。

【4】各项档案业务办理指南

1.查阅学籍等个人档案材料的须现场出示本人有效身份证件；代为他人办理者，须经本人同意并出示委托人身份证复印件或身份证电子照片，工作人员审核后方可办理。

2.校内单位因公查阅文件材料的，须出示查阅人校园卡（或身份证）和在OA系统填报《档案利用审批表》。

3.服务内容

（1）办理毕业学生学籍档案的查阅；负责党群、行政、教学、科研、基建、外事、设备、财会、出版、仪器设备等档案利用服务。

（2）补办学历证明，需持本人身份证、录取名册、学生成绩表、毕业生名册复印证明，到学校教务处学籍管理中心办理。

（3）补办学生档案流程：打印毕业成绩单（到雨花校区教学楼教务处）→领取或补办报到证（到雨花校区招生就业处办理）→填写毕业生登记表（在雨花校区办公楼四楼（6-4-18）档案馆领取，学生在填写毕业生登记表时，必须如实填写当年毕业的情况和时间）→到所属二级学院去签字盖章→到办公楼（天心校区北院）党政办公室盖学校公章→到档案馆来封口盖章。

4.档案原则上一律不外借。如因公务等特殊原因确需借出档案的，需OA申报《档案利用审批表》，经所在单位、所借档案的立卷部门、档案馆负责人审核同意后方可办理借出手续。档案外借时间不超过5个工作日，不能按期归还者，必须办理续借手续。档案如在外借期间有涂改、伪造、损毁、丢失等情况，将依法追究相关责任人。

5.涉密档案的查阅利用严格按照《湖南科技职业学院保密管理办法》执行。

湖南省流动人员人事档案管理服务宣传手册

流动人员人事档案是反映流动人员政治面貌、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，是流动人员参加机关公 务员考录和国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审和核定社保待遇等事项的重要依据。

人事档案在我们的生活中非常重要，流动人员人事档案管理服务关系到每一位流动人员的职业发展和权益保障。

此手册将为您详细介绍流动人员人事档案 管理服务的相关内容，让您清楚了解档案存放 政策、档案管理服务机构信息和转递服务指南，为您办理档案业务提供正确指引。

一、流动人员人事档案管理范围：

（ 一）非公有制经济组织和社会组织聘用人员 的人事档案。

（ 二）辞职辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与用人单位解 除或终止人事（ 劳动）关系的未就业的原机关公 务员、国有企事业单位的管理人员和专业技术人员、军队文职人员的人事档案。

（ 三）未就业的高校毕业生及中专毕业生的人 事档案。

（ 四）自费出国（境）留学的高校毕业生及其他因私出国（境）人员的人事档案。

（ 五）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案。

（ 六）自由职业或灵活就业人员的人事档案。

（七）其他流动人员的人事档案。

流动人员人事档案由县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构， 以及经 省级人力资源社会保障行政部门授权的单位管理。其他任何未经授权的单位不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人人事档案。

跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。

流动人员人事档案按有利于工作和档案利用的原则，本人选择，由其户籍所在地或现工作单  位所在地的市州、县（市区）档案管理服务机构管理。机关、国有企事业单位工作人员或职工、 军队文职人员与用人单位解除或终止人事（劳动）关系后未就业的，其档案转由其原用人单位同级或流动人员户籍所在地档案管理服务机构接收。

各级档案管理服务机构承担同级在市场监管、民政、司法、注册会计等部门注册（或登记管理）的非公有制经济组织或社会组织聘用人员的人事档案管理。

二、档案管理服务机构应当提供以下服务：

（ 一）档案的接收、转递。

（ 二）档案材料的收集、鉴别和归档。

（ 三）档案的整理和保管。

（ 四）为符合相关规定的单位提供档案查（借） 阅服务。

（ 五）依据档案记载出具存档、经历、亲属关 系等相关证明材料。

（ 六）为相关单位提供入党、参军、录（聘）用、出国（境）等政审考察服务。

（七）党员组织关系的接转等。

根据人社部发〔2014〕90 号文件规定，自 2015年 1 月 1 日起，取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

各级公共就业和人才服务机构应提供免费的 流动人员人事档案基本公共服务。流动人员人事档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行。 对曾属于党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除 外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员，军队文职人员人事档案的，应当通 过机要通信或专人送取方式进行转递。严禁个人自带档案。

三、关键材料与归档要点

关键材料：一般是指用于核定流动人员的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、 工作经历等重要信息的材料。反映流动人员政治面貌、工作经历、教育培训、职业资格、职称、评聘专业技术职务、年度工作（业绩）考核、入选重大人才工程、获得重大奖项、重要社会兼职及违规违纪违法处理处分等相关材料；工作变动中形成的劳动合同、企业录用手续及就业登记、劳动用工备案等材料应及时归档。

四、高校毕业生档案情况

1．高校学生毕业后，档案去向有以下几种情况：

（ 1 ）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的高校毕业生，档案可转递至就业单位或定向单位。

（2）到非公单位就业、灵活就业及自主创业的高校毕业生，档案可转递至户籍地或就业创业 地公共就业人才服务机构（含教育行政部门的公共服务机构）。

（3 ）暂未就业、出国深造的高校毕业生，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构或按规 定在原高校保留两年。

依据人社厅发〔2023〕20 号和湘人社规〔2023〕 8 号文件规定，对应届高校毕业生档案接收流程进行简化，高校档案管理部门根据学生填写的档案转递单位填写档案转递通知单，并附档案目录清单，以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式转递，严禁个人自带档案。

2．留学人员档案去向有以下几种情况：

（1）自费出国（境）留学的高校毕业生，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构或教育 部留学人员服务中心。

（2）在原单位办理自动离职、辞职后自费出国（境）留学人员的人事档案属于流动人员人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的市州、县（市区）公共就业人才服务机构管理。

留学回国人员留学前已有人事档案的，应将国外留学相关材料（包含国外学历学位证书、成绩单及教育部留学服务中心的学历学位认证报告原件用于现场审核）的复印件作为补充材料与原人事档案合并归档； 留学前无人事档案的，则将国外留学相关材料的复印件用于新建档案。新建档案如有高中材料的，需将高中材料补充归档，没有高中材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收。

五、档案查阅及线上查询

1．相关单位开展政审考察、选拔录（聘）用、人才引进、职称评审、表彰奖励、因公出国（境）、社会保险、巡视巡察等工作需要可以查阅流动人员人事档案。

查档单位应派专人（两名以上，一般为中共党员）持有效身份证件和所在单位介绍信以及被查阅人有效身份证件复印件前往档案管理服务机构查阅档案。查阅档案时，应在指定的阅档室查阅；不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容；不得擅自复制、拍摄档案内容。查阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理服务机构审核 同意后复制或拍摄；不得查阅本人、配偶、直系 血亲、三代以内旁系血亲、近姻亲人员的人事档案。

2．关注微信公众号“智慧人社”，在【人才人事】专栏查询本人档案相关信息；或登录全国人 社政务服务平台，点击个人服务→就业创业 →跨 省流动人员人事档案管理服务→档案存档情况查看。

● 向档案管理服务机构申请档案转入需要准备哪些材料？

○ 流动人员人事档案管理分为个人存档和单位集体委托存档两种形式：

个人存档申请材料分为以下几种情况：

1．在户籍所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及户籍卡。

2．在现工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件、劳动合同或就业协议书。

3．在原工作单位所在地存档需提供：存档人员有效身份证件及社保参保缴费明细证明。

4．未就业的应届高校毕业生在户籍所在地存档时，应填写档案转递申请表，高校档案管理部 门根据学生填写的档案转递单位填写档案转递通知单，并附档案目录清单，以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式转递，严禁个人自带档案，无需开具《流动人员人事档案调档函》。

单位集体委托存档申请材料：单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件、单位开具的介绍信、单位法人有效身份证复印件及经办人员有效身份证件。

●单位办理集体委托存档有哪些条件？

○依据湘人社规〔2023〕2 号文件“存档单位原则上在单位工商营业执照或组织机构代码证登记 机关的同级档案管理服务机构设立单位集体账 户，即省、市、县（ 区）各级档案管理服务机构 承担同级在市场监管、 民政、司法、注册会计等部门注册（或登记管理）的非公有制经济组织或 社会组织聘用人员的人事档案管理。”存档单位可提交单位工商营业执照或组织机构代码证等注册登记的有效证件、单位开具的介绍信、单位法人有效身份证复印件、经办人员有效身份证件以及《单位委托集体存档申请书》，向其注册机构同 级的档案管理服务机构申请开设单位委托集体存档账户并签订《流动人员人事档案单位委托集体存档服务协议》。

●毕业后，学校将我的学籍档案交给我个人了，我应该怎么办？

○根据人社部发〔2014〕90 号文件精神，“严禁个人保管本人或他人档案。”因此，建议毕业学 生尽快联系原毕业院校，由学校重新对档案进行审核，确认档案材料真实、无涂改后，将档案进行密封、盖章，使档案重新具有法律效力。再通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式将档案转递至所需存档机构。

○ 如果审查发现被拆封档案里存在材料丢失，则需要找出具材料的相关单位补办，如果无法补齐原件，则需要相关单位补充出具证明，然后审核、密封、盖章。

●非统招的学历档案如何存档？

○ 国家承认的非统招学历主要包括：通过成人 教育、自学考试、远程教育以及电大开放教育获取的高起专、高起本、专升本或以上学历。这类学历档案的接收一般分为两种情况:

1．已有人事档案在档案管理服务机构存档的流动人员，获取非统招学历后，对学历档案进行 补充归档。如该学历档案仍在学校的，可由学校以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式直接寄往存档单位；如该学历档案在自己手中的，可将学历材料（原件且密封）连同国家教育部学信网学历认证报告（或学历电子注册备案表 打印件）到存档单位进行材料补充。

2．无其他正式人事档案的流动人员，初或高中毕业后获取的非统招学历。建议对获取学历的毕业院校开具调档函， 由学校以机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式按调档函要求寄往存档单位。如有高中档案的，需将高中档案补充归档，没有高中档案的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收。

●人事档案中一般包含哪些材料？

○人事档案主要包含：履历材料； 自传材料； 鉴定、考核、考察材料；学历学位、职称、学术、 培训等材料；政审材料；党团材料；奖励材料； 处分材料；工资、任免、 出国、会议等材料；其他可供参考的材料。

●人事档案（材料）遗失（缺失）应如何补办？

○ 人事档案(材料)遗失(缺失)可向材料产生部 门查找或补办。比如：学历材料由毕业院校补办，工作材料由工作单位补办。

●如何在网上查询本人档案存放地点？

○ 存放于湖南省人社部门公共就业和人才服 务机构的档案，可通过以下途径查询：

1．湖南人社公共服务网上服务大厅【人才人事】专栏。

2．“智慧人社”微信公众号或APP【人才人事】 专栏。

○托管在省级教育行政部门“湖南省大中专学 校学生信息咨询与就业指导中心”的档案可在湖南 省教育厅政务服务旗舰店自行查询和办理相关业务。

○ 如果通过以上方式未查询到档案所在地，还可登录全国人力资源和社会保障政务服务平台自行查询，如未查到，建议以毕业院校为源头查询档案去向，根据学校提供的档案转递记录查找档案所在地。

● 我的档案已通过学校/原单位寄往档案管理服务机构，我要如何确认档案是否到档？

○ 如档案转递至湖南省人社部门公共就业和人才服务机构，您可通过“智慧人社”微信公众号或 APP，在【人才人事】专栏查询档案到档情况，或拨打档案管理服务机构电话进行咨询。

●档案内的信息有变化，需要更新吗？

○ 每个人应重视本人人事档案材料的补充工作，及时将反映政治面貌、工作经历、教育培训、职业资格、职称等材料， 以及工作变动中形成的劳动合同、企业录用手续及就业登记、劳动用工备案等材料，主动移交给档案管理服务机构，档案管理服务机构将甄别整理档案材料后进行归档。

●档案在档案管理服务机构保存，如后续考研、考公、入职需要利用档案时，我应该如何操作？

○考研考博：硕士或博士研究生报考一般需要向报考院校提供本科或硕士学历成绩单复印件、档案管理服务机构开具的存档证明或政审表格盖章。以上相关事项，存档人员可持有效身份证件前往存档服务机构办理，存档服务机构将依据档案记载出具相关证明。

○考公政审：用人单位对档案进行政审一般分为现场查档、商调借阅和函件审查三种形式：

1．现场查档。用人单位指派专人（两名以上， 一般为中共党员）持有效身份证件和所在单位介 绍信以及被查阅人有效身份证件复印件前往存档 服务机构对档案进行查阅。

2．商调借阅。用人单位提供借阅函件、借阅人有效身份证件和存档人员有效身份证复印件前 往存档服务机构办理档案借阅手续，再通过机要通信、专人送取或邮政特快等给据邮件方式将档 案转递至用人单位用于审查。

3．函件审查。用人单位开具政审（考察）相关函件或表格，存档服务机构依据档案材料记载出具政审证明。

○入职调档：入职国有企、事业单位或其他具有人事档案保管权限的单位时，提供用人单位开具的调档函和有效身份证件向档案管理服务机构 申请档案转出。

● 我的档案在档案管理服务机构托管，如何申请档案转出？

○ 档案转出分为窗口办理和网上办理两种方式：

1．窗口办理。可持申请材料（调档函、存档人员有效身份证件）到本人存档地档案管理服务 机构申请转出。委托他人代办业务的，另需提供委托书及存档人员有效身份证件复印件和经办人有效身份证件原件及复印件。

2．网上办理。可通过湖南人社公共服务网上服务大厅或“智慧人社”微信公众号、APP，根据 流动人员人事档案转出业务办理流程，在【人才人事】专栏申请办理档案转出业务。

● 目前哪些流动人员人事档案管理服务事项可全程网办?

○ 目前已实现全程网办的流动人员人事档案 管理服务事项有档案的接收、档案的转出以及依据存档情况出具存档证明。您可通过湖南人社公共服务网上服务大厅或“智慧人社”微信公众号、 APP，在【人才人事】专栏申请办理相关事项。也可登录全国人社政务服务平台或湖南政务服务网进行申请。

服务机构联系方或各地流动人员人事档案管理服务机构信息可登录人社部门户网站（https://www.mohrss.gov.cn ）查询。